報告書作成をAIに頼むプロンプト集｜種類別の入力と確認点

この記事のポイント

• 報告書の種類ごとに「入力項目・プロンプト・出力例・確認点」をそろえた
• 共通のコツは、事実だけを渡し、分からない箇所は埋めさせないこと
• AIの出力は下書き。数字、日付、固有名詞は人が元資料で確かめる

対象: 業務報告書・経緯報告書・改善報告書などを作る担当者・管理職

報告書をAIに作らせるときは、種類ごとに必要な入力項目を先にそろえ、事実だけを渡し、分からない箇所は「未確認」と書かせると、使える下書きが出やすくなります。この記事では、業務・経緯・改善・会議・出張の5種類と、月次の数値の文章化のプロンプトを、コピーして使える形で紹介します。

どのツールを選ぶか、無料で試せるかといった基本は報告書・レポートをAIで作成する手順にまとめています。この記事は、実際にAIへ頼む文面の書き方に絞ります。

共通のコツ：5つのルールを毎回プロンプトに入れる

どの報告書にも使える共通ルールです。各プロンプトの末尾に、これらを加えます。

1. 事実だけを使う：渡した情報にないことは書かせない
2. 不明点は埋めさせない：分からない項目は「〔未確認〕」と書かせる
3. 形式を指定する：見出し、文字数、文体（です・ます調）を決める
4. 理由と原因は断定させない：仮説なら「可能性があります」と書かせる
5. 確認事項を別に出させる：人が確かめるべき点を、本文と分けて出力させる

次のブロックは、全プロンプトの共通部分として使えます。

【共通ルール】
- 渡した情報にある事実だけを使ってください。
- 分からない項目は「〔未確認〕」と書き、推測で補わないでください。
- 原因や効果は断定せず、根拠が示されていないものは「確認が必要です」としてください。
- 本文のあとに、人が確認すべき点を「確認事項」として箇条書きで出してください。
- 文体は、です・ます調です。

なお、会社名・人名・金額・個人情報を含む資料をAIに入力してよいかは、社内ルールとサービスの利用条件を先に確認してください。以下の例の会社名・人名・数字はすべて架空です。

1. 業務報告書

用途：担当業務の実績を、上長や関係者へ定期的に報告する。

入力項目

• 報告期間と報告者の部署
• 実施した業務（箇条書き）
• 数値の実績（件数、金額など。集計済みのもの）
• 課題と、次期の予定

プロンプト

次の情報から、業務報告書の下書きを作ってください。

【報告期間】2026年9月
【部署】総務部
【実施した業務】
- 備品の発注と棚卸し
- 社内規程の改定案の作成
【数値】備品の発注 12件、棚卸し対象 85点
【課題】棚卸しの記録が紙で、集計に時間がかかる
【次期の予定】記録をスプレッドシートに移す

【構成】1.概要 2.実施内容 3.課題 4.次期の予定
【分量】全体で400字程度
（ここに共通ルールを貼る）

出力例（短縮）

1. 概要：2026年9月の総務部の業務を報告します。備品の発注は12件、棚卸しの対象は85点でした。
2. 課題：棚卸しの記録が紙のため、集計に時間がかかっています。 確認事項：発注12件の内訳、規程改定案の進捗状況〔未確認〕

確認点：件数と日付が入力と同じか。「進捗した」などの評価が、渡していない情報から書かれていないか。

2. 経緯報告書

用途：トラブルやミスが起きたときに、時系列で事実を整理して報告する。

入力項目

• 発生日時と場所、関わった人の役割（入力が認められた範囲で、必要最小限の情報にする）
• 時系列の事実（いつ、誰が、何をしたか）
• 判明した影響
• すでに行った対応

プロンプト

次の事実から、経緯報告書の下書きを時系列で作ってください。

【発生日】2026-09-12
【概要】取引先への納品書の宛名が誤っていた
【時系列】
- 09-12 10:00 営業担当が納品書を発行
- 09-12 15:30 取引先から宛名違いの連絡
- 09-12 16:00 上長に報告し、再発行を決定
- 09-13 09:00 修正した納品書を再送
【影響】取引先の経理処理が1日遅れた可能性がある
【対応済み】納品書の再送、取引先へのお詫び

【構成】1.概要 2.経緯（時系列） 3.影響 4.対応済みの内容
【注意】原因と調査状況は、入力で確認できる内容だけを書いてください。記載がなければ「原因〔未確認〕、調査状況〔未確認〕」としてください。
（ここに共通ルールを貼る）

出力例（短縮）

2. 経緯：09-12 10:00 営業担当が納品書を発行。15:30 取引先から宛名違いの連絡を受領。…
3. 影響：取引先の経理処理が1日遅れた可能性があります。 確認事項：宛名が誤った原因と調査状況〔未確認〕、影響の有無の取引先への確認

確認点：時刻と順序が事実と一致しているか。責任を追及する書き方や、原因の決めつけになっていないか。重要な経緯報告は、AIの文章を提出前に当事者が読み直してから提出してください（社内規程があれば従います）。

3. 改善報告書

用途：問題への対策と、実施後の状況を報告する。

入力項目

• 問題の内容と、発覚した時期
• 原因として確認できたこと（確認済みと推測を分ける）
• 対策の内容と実施日
• 効果の確認方法と、確認した結果

プロンプト

次の情報から、改善報告書の下書きを作ってください。

【問題】請求書の送付漏れが月に数件あった
【確認済みの原因】送付の担当者が口頭で引き継いでおり、送付済みの記録がなかった
【推測】繁忙期に確認が省かれた可能性（未確認）
【対策】送付状況の一覧表を作り、送付後に担当者が記入する（2026-09-01 開始）
【効果の確認】9月の送付対象一覧と送信履歴を照合し、未送付は0件だった

【構成】1.問題 2.原因 3.対策 4.効果の確認 5.今後の確認
【注意】「確認済み」と「推測」を分けて書いてください。効果が1か月分であることも明記してください。
（ここに共通ルールを貼る）

出力例（短縮）

2. 原因：確認済みの原因は、送付の引き継ぎが口頭で、送付済みの記録がなかったことです。繁忙期に確認が省かれた可能性もありますが、未確認です。
3. 効果の確認：9月の送付対象一覧と送信履歴を照合し、未送付は0件でした。ただし1か月分の結果であり、継続して確認が必要です。

確認点：効果の数字が実際の記録と一致しているか。短期間の結果を「改善された」と断定していないか。送付対象の全件と照合していない場合は、「一覧表上の未送付は0件。送付対象全件との照合は未実施」と書き換える。

4. 会議報告書

用途：会議で決まったことを、参加していない人へ共有する。議事録そのものの作り方は、議事録をAIで要約する方法が詳しいです。

入力項目

• 日時、参加者（役割）、議題
• 決定事項
• 宿題（担当者・期限）
• 未決事項

プロンプト

次の会議メモから、会議報告書を作ってください。

【日時】2026-09-25 14:00〜15:00
【議題】新しい受注管理表の導入
【決定事項】10月から試験運用を始める
【宿題】営業事務：操作手順書の作成（10-05まで）／情報システム担当：権限設定（10-02まで）
【未決事項】旧管理表をいつ廃止するか

【構成】1.決定事項 2.宿題（担当・期限の表） 3.未決事項
【分量】300字程度
（ここに共通ルールを貼る）

出力例（短縮）

| 担当 | 内容 | 期限 | |---|---|---| | 営業事務 | 操作手順書の作成 | 10-05 | | 情報システム担当 | 権限設定 | 10-02 |

確認点：担当者と期限が、元メモと一致しているか。決まっていないことが「決定」になっていないか。

5. 出張報告書

用途：出張の目的、実施内容、成果、費用の概要を報告する。

入力項目

• 出張期間、行き先、目的
• 訪問先・面談の内容（要点）
• 得られた情報と、今後の対応
• 費用の一覧（実額は経理資料から転記）

プロンプト

次の情報から、出張報告書の下書きを作ってください。

【期間】2026-09-17〜09-18
【行き先】大阪市（架空の取引先 A商事）
【目的】新製品の説明と、導入条件の確認
【面談内容】先方の担当者は導入に前向き。ただし、納期を1か月短縮できないかとの相談があった
【今後の対応】納期短縮の可否を製造部門に確認し、10-03までに回答する
【費用】交通費・宿泊費は経理資料のとおり（金額はここに書かない）

【構成】1.目的 2.実施内容 3.成果と課題 4.今後の対応
（ここに共通ルールを貼る）

出力例（短縮）

3. 成果と課題：先方の担当者から導入に前向きとの発言がありました。納期を1か月短縮できないかとの相談があり、可否は未確認です。
4. 今後の対応：製造部門に確認し、10-03までに回答します。 確認事項：納期短縮の可否〔未確認〕、費用の金額（経理資料と照合）

確認点：先方の発言を、相手の意図より強く書いていないか（「前向き」を「決定」にしていないか）。費用は経理資料と照合したか。

6. 月次の数値の文章化（集計済みの指標を報告書にする）

用途：集計と計算が済んだ月次の指標を、業務報告書の「実績の概要」欄の文章にする。原因の分析や施策の選定はAIに任せません。

入力項目：集計済みの指標（当月の値、前月の値、差）。計算は事前に済ませ、「ポイント差」と「変化率」を混ぜずに、どちらを示すかを明記します。

プロンプト

以下は今月の集計済みの指標です（数値は架空です）。数値を変えずに、業務報告書の「実績の概要」欄の下書きを3〜4文で作ってください。原因や施策は書かず、確認が必要な点は「確認事項」として別に出してください。

【指標】
- 粗利率：42%（前月44%、差は-2ポイント）
- 解約率：3.2%（前月2.1%、差は+1.1ポイント）
- 新規商談化率：18%（前月23%、差は-5ポイント）
（ここに共通ルールを貼る）

確認点：数値と「ポイント」の表記が入力と同じか。AIが原因を書いていないか。増減の理由は、営業日報や販売データで裏付けを取ってから、人が追記します。経営判断は人が行います。

プロンプトを育てる：直し方の手順

最初の出力が使えなくても、次の順で直すと安定します。

1. 誤りの原因を点検する：入力の不足、指示の曖昧さ、入力内容の読み違いのどれかを確認する
2. 出力形式を具体化する：見出し、表、文字数を指定する
3. 直した版を残す：うまくいったプロンプトは、種類ごとに保存して使い回す
4. 修正時間を記録する：AIの出力を直すのにかかった時間を測り、短縮の効果を実測で確かめる

日々の短い報告をまとめて月次報告にする場合は、日報をAIでまとめ、月次報告にする方法の手順が使えます。数値の表を毎月自動で更新する方法は業務報告書のExcel自動化で説明しています。

よくある質問

Q1. 「AIに報告書を作成させる」ときの基本は何ですか？

事実と条件を先に渡し、形式を指定し、分からない箇所は埋めさせないことです。出力は下書きとして扱い、数字、日付、固有名詞を元資料で確認してから使います。

Q2. 同じプロンプトでも、出力が毎回違うのはなぜですか？

生成AIは、同じ入力でも毎回表現が変わることがあります。形式を細かく指定し、うまくいった出力を例として添えると、ばらつきを抑えやすくなります。

Q3. 経緯報告書や改善報告書を、AIに任せきりにしてよいですか？

おすすめしません。事故やトラブルの報告は、事実の誤りが信頼に関わります。AIは時系列の整理と文章の下書きに使い、事実の確認と提出の判断は当事者が行ってください。

Q4. どの生成AIを使えばよいですか？

用途によって異なります。無料で試せる範囲や、入力データの扱いは、サービスとプランで違います。選び方は報告書・レポートをAIで作成する手順にまとめています。

Q5. 社内の個人情報や取引先の情報を入れても大丈夫ですか？

社内ルールと、利用するサービスの規約・設定で決まります。入力可否を判断できない情報は入力せず、社内の管理担当者に確認してください。入力が認められた範囲でも、氏名だけでなく、相手を特定できる記述や機密情報を除き、必要最小限の情報にします。

まとめ

報告書をAIに頼むポイントは3つです。

1. 種類ごとに入力項目をそろえる。事実と条件を先に渡す。
2. 共通ルールを毎回入れる。不明点は埋めさせず、確認事項を別に出させる。
3. 確認は人が行う。数字、日付、固有名詞、原因の書き方を元資料で確かめる。

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