【事例】介護施設のAI活用｜記録業務を70%削減し介護の質を向上させた方法

「記録を書く時間があったら、その分だけ利用者さんのそばにいたい」――ある介護施設の職員がこぼしたこの一言が、AI導入のきっかけでした。

この記事では、従業員25名の介護施設が音声入力とAI要約を活用して記録業務の時間を70%削減し、同時に介護の質を向上させた事例をご紹介します。導入前の課題、具体的なプロセス、そして導入後に起きた「予想外の変化」まで、現場の声を交えてお伝えします。

※本事例は、プライバシー保護のため施設名・個人名を伏せ、数値は一部加工しています。ただし、課題や成果の本質は実際の事例に基づいています。

導入施設のプロフィール

地方都市にある中規模の介護施設です。開設から12年が経ち、利用者の重度化が進む中で、記録業務の負担が年々増大していました。

導入前の課題：記録に追われる介護現場

介護職員の1日のスケジュール（Before）

日勤帯の介護職員D氏の典型的な1日です。

1日のうち、約2時間（120分）が記録業務に費やされていました。8時間の勤務時間の25%です。

記録業務の具体的な内訳

記録業務が生み出す3つの「痛み」

痛み1：記録の質にバラつきがある

ベテラン職員の記録は具体的で要点が整理されている一方、経験の浅い職員の記録は「入浴済み」「食事摂取」のように情報量が少ないケースが多く見られました。記録の質が人によって大きく異なることは、ケアの引き継ぎや事故発生時の記録確認で問題になります。

痛み2：記録のタイミングが遅れる

忙しい時間帯には、ケアの実施と記録の作成の間に1〜2時間のタイムラグが発生することがありました。結果、「あれ、田中さんの昼食は全量だったか半量だったか…」と記憶が曖昧になり、正確性が損なわれるケースも。

痛み3：記録に時間を取られ、利用者とのコミュニケーションが減る

もっとも深刻だったのがこの問題です。記録業務に追われるあまり、利用者との何気ない会話や、表情の変化への気づきといった「人にしかできないケア」が削られていたのです。

コストの試算

記録業務にかかるコストを試算すると、その規模が見えてきます。

年間にすると約1,200万円。これは「記録を書く」という業務だけのコストです。

AI導入のきっかけと意思決定

きっかけ

施設長のE氏が危機感を持ったのは、介護職員の離職が続いたことがきっかけでした。退職面談で複数の職員が「記録業務が多すぎて、利用者さんと関わる時間が取れない」と話していたのです。

「このままでは人が辞め続ける。でも新しい人を採用するのも難しい。やり方を変えるしかない」――そう考えた施設長が、AI業務代行のサービスについて調べ始めたのが2025年の初めでした。

検討のプロセス

施設長は以下の手順で導入を検討しました。

1. 情報収集: 介護×AIの事例を調査（2週間）
2. 無料診断の申し込み: オンラインで30分のAI活用診断を受ける
3. 現場ヒアリング: 介護主任と現場職員3名に意見を聞く
4. トライアル提案の検討: まず1フロア（利用者20名分）で試す計画を策定
5. 経営判断: 費用対効果を試算し、導入を決定

特に重要だったのは、現場職員の声を聞いたことです。「記録が楽になるなら大歓迎」「音声入力なら書くより速そう」というポジティブな反応が多く、導入への後押しになりました。

導入プロセス：3つのフェーズ

Phase 1：音声入力による記録のAI化（1〜2ヶ月目）

導入したもの: スマートフォン＋音声入力アプリ × AI要約・整形システム

使い方:

1. ケアの直後に、スマートフォンの録音ボタンを押す
2. 「佐藤さん、12時の昼食、ご飯は全量摂取、おかずは半量、汁物は全量。むせ込みなし。水分はお茶を150ml。食欲あり、笑顔で『おいしい』とおっしゃっていた」と話す
3. AIが音声をテキスト化し、介護記録のフォーマットに自動整形
4. 職員がスマートフォンの画面で内容を確認し、必要に応じて修正
5. 「保存」ボタンを押して完了

ポイント: 記録を「ケアの直後」に行えるようになったことで、記憶が鮮明なうちに正確な記録を残せるようになりました。

Phase 1の導入効果:

Phase 2：申し送りのAI自動生成（3ヶ月目）

Phase 1の成果を確認した後、次のステップとして申し送り記録の自動生成に取り組みました。

仕組み:

1. 日勤帯に各職員が記録した内容をAIが自動集約
2. 利用者ごとの変化点・注意事項を自動抽出
3. 夜勤帯への申し送り事項としてサマリーを自動生成
4. 介護主任が内容を確認し、必要に応じて補足

Phase 2の導入効果:

Phase 3：ケアプラン連動とレセプト支援（4〜6ヶ月目）

仕組み:

1. AIが日々の記録データを分析し、利用者の状態変化を自動検出
2. 「食事摂取量が2週間連続で減少傾向」「排泄パターンに変化あり」などのアラートを生成
3. ケアプランの見直し時期の提案
4. 介護報酬請求に必要な記録の自動チェック

Phase 3の導入効果:

「自施設でも同じような効率化ができるのか確認したい」という方は、まず無料AI活用診断（30分オンライン）をご利用ください。貴施設の業務に合った効率化プランを具体的にご提案します。 → 無料AI活用診断に申し込む

導入後の成果：数字で見るBefore / After

全体の効果まとめ

導入開始から6ヶ月後の成果を、数字で総括します。

施設全体で月425時間の記録業務削減。これは、常勤職員約2.5名分の労働時間に相当します。

金額ベースの効果

AI業務代行の月額費用は25万円、初期費用は60万円。年間の導入コストは約360万円に対し、効果は約870万円。年間で約510万円の純効果です。

予想外の変化：介護の質が向上した

数字に表れない変化として、施設長と現場職員が最も驚いたのは、介護の質そのものが向上したことでした。

変化1：利用者とのコミュニケーション時間が増えた

記録業務が1日あたり85分短縮されたことで、その時間が利用者との関わりに振り向けられました。「食事の記録を急いで書く代わりに、食事中の利用者と一緒にテレビを見ながら会話する時間ができた」（介護職員D氏）

変化2：利用者の小さな変化に気づけるようになった

記録をケア直後に音声で残せるようになったことで、「あれ、今日はいつもより反応が鈍かった」「食事のときの箸の使い方が少し変わった」といった微細な変化も記録に残るようになりました。これが早期の状態変化の検出につながり、3件の体調悪化を早期発見できたケースがありました。

変化3：スタッフの心の余裕が生まれた

「記録に追われる焦り」がなくなったことで、職員の表情が明るくなったという声が、利用者のご家族からも上がりました。介護職員の仕事満足度アンケートでは、「業務負担」の項目が5段階中2.1から3.8に改善しています。

変化4：離職率の改善

導入前の1年間で4名だった離職者が、導入後の半年間ではゼロ。もちろんAI導入だけが理由ではありませんが、「働きやすさの改善」が離職防止に寄与していることは明らかです。

導入で苦労した点と対処法

苦労1：高齢の職員への教育

60代のパート職員2名が、スマートフォンの操作に不慣れで苦労しました。

対処法: 介護主任が「操作マニュアル」ではなく「一緒にやってみる」方式で個別サポート。録音ボタンを押す → 話す → 確認する、の3ステップだけを繰り返し練習。2週間で全員が自力で操作できるようになりました。

苦労2：介護専門用語の音声認識精度

「褥瘡（じょくそう）」「嚥下（えんげ）」「拘縮（こうしゅく）」などの専門用語が正しく変換されないケースがありました。

対処法: 介護専門用語の辞書を追加登録。さらに、「じょくそう」と言えば「褥瘡」に自動変換されるカスタム辞書を設定。3週間のチューニングで実用レベルに到達。

苦労3：既存の介護ソフトとの連携

施設で使用していた介護記録ソフトとのデータ連携に、当初想定より時間がかかりました。

対処法: CSV形式でのデータ連携を暫定対応とし、並行してAPI連携の開発を進めました。暫定対応でも十分な効果が得られたため、本格連携は2ヶ月後に完了。

この事例から学べる3つのポイント

1. 「記録の効率化」は「介護の質向上」につながる

一見すると矛盾するようですが、記録業務を効率化することは、介護の質を下げるのではなく上げるのです。記録に費やしていた時間が利用者との関わりに変わり、ケア直後の正確な記録が引き継ぎの質を高めるからです。

2. 音声入力は介護現場との相性が極めて良い

介護の現場では、両手がふさがっている場面が多くあります。音声入力なら、手が空いていなくても記録ができます。また、文章を書くことに苦手意識のある職員でも、「話す」ことには抵抗が少ない。1人社長のAI活用と同様に、ITリテラシーに関係なく効果を発揮できるのが音声AIの強みです。

3. 現場の「痛み」から逆算して導入する

この事例では、「記録に時間がかかりすぎる」という現場の痛みから逆算してAIの導入領域を決めました。「AIで何ができるか」ではなく「現場の何を解決したいか」から出発したことが、高い定着率につながっています。

導入を検討している方へ

この事例の施設長E氏は、導入を振り返ってこう語っています。

「正直、最初は不安でした。『介護にAIなんて冷たい』と思われないかと。でも実際に導入してみると、AIが書類を引き受けてくれたおかげで、うちの職員はより温かい介護ができるようになった。AIは人の代わりじゃなくて、人が人らしく働くための道具なんだと実感しています」

介護施設のAI活用についてさらに詳しく知りたい方は、「介護事業所のAI業務効率化ガイド」もあわせてご覧ください。AI導入の費用についても、事前に把握しておくと検討がスムーズです。

無料AI活用診断のご案内

「この記事のような効率化を自施設でも実現したい」——そんな方のために、30分のオンライン無料診断をご用意しています。

• 貴施設の業務フローを簡単にヒアリング
• AIで自動化・効率化できる領域を特定
• 具体的な改善プランと費用感をご提示

営業電話は一切しません。まずは現状の可視化から始めませんか？ → 無料AI活用診断に申し込む